Bewonersvereniging Grienden en Meenten
Update bestuurssituatie

Update bestuurssituatie

Deze uiteenzetting is besproken en akkoord gevonden door alle bestuursleden en aangeboden aan penningmeester. Penningmeester heeft hierop geen aanpassingen of toevoegingen geleverd.
Deze uiteenzetting is tevens aangeleverd en gelezen aan onze adviseur.

Zoals jullie allen bekend is er binnen het bestuur van uw bewonersvereniging een situatie ontstaan waardoor de huidige samenstelling in het bestuur geen toekomst heeft. Om deze reden krijgen onze leden een korte toelichting van de ontstane situatie en de mogelijkheid om, bij wijze van stemming, de toekomst van onze bewonersvereniging te bepalen.

Oorzaak huidige bestuurssituatie
Aan de basis staat een ingebracht voorstel voor aanschaf van apparatuur om de gereden snelheid van verkeer in onze wijk in kaart te brengen. Dit voorstel is ingebracht, door Jeroen Verschoor, om diverse redenen:

  • de vele geluiden uit de wijk over te snel rijdend verkeer en gevaarlijke situaties die hierbij ontstaan
  • het informeren van onze bewoners over de feitelijk gereden snelheden in onze wijken
  • het kunnen gebruiken van de gemeten snelheden om in gesprek te gaan met Gemeente Almere en voor te leggen voor het komend groot onderhoud

Niet alle bestuursleden steunde het voorstel. Uiteindelijk is besloten om tot stemming over te gaan onder onze bewoners en bij een meerderheid tot aanschaf over te gaan.

Donaties
In de vergadering werd een voorstel ingebracht om onze buurtbewoners een donatie te vragen voor aanschaf van de apparatuur. Dit is met een meerderheid van stemmen uit het bestuur aangenomen.
Omwille van de kosten die een dergelijke techniek met zich meebrengt werd door Jeroen Verschoor aangeboden dit kosteloos, open en transparant, te faciliteren via zijn eigen bedrijf om zodoende kosten te besparen. Dit werd met een meerderheid van stemmen uit het bestuur afgewezen.
Besloten werd om de techniek voor het innen van donaties direct te koppelen aan de website, en bankrekening, van onze bewonersvereniging. Verzocht werd aan Jeroen Verschoor deze techniek te faciliteren. De exacte werking van deze techniek is niet in detail toegelicht noch is hiernaar vanuit het bestuur naar gevraagd.
Omwille van de kosten is door Jeroen Verschoor aangeboden werkzaamheden in persoon uit te voeren en niet via het eigen bedrijf van Jeroen Verschoor te laten verlopen. Zodoende kan tegen kostprijs geleverd worden. Gekozen is voor de minst kostbare optie welke beraamd werd op eenmalig 150 euro aan onkosten.

Uitvoeren werkzaamheden
De beraamde kosten (150 euro) zijn m.b.v. het door de bewonersvereniging beschikbaar gestelde declaratieformulier ingediend en overgemaakt naar de rekening van Jeroen Verschoor. Deze declaratie heeft op een reguliere wijze, die (ook recent) voor andere transacties geaccepteerd wordt, plaatsgevonden.
De licentie is aangekocht, de functionaliteit opgeleverd en gepresenteerd aan het bestuur.

Factuur en gestelde prioriteiten
In de daarop volgende bestuursoverleggen is meermaals door penningmeester aan Jeroen Verschoor gevraagd om de factuur voor de geleverde licentie aan te leveren.
Vanwege het aantal actiepunten die bij Jeroen Verschoor werden neergelegd en de daarbij (door het bestuur) gestelde prioriteiten op deze actiepunten is daar niet direct gehoor aan gegeven.

Wantrouwen
Aangezien de factuur voor het geleverde na twee bestuursvergaderingen nog niet geleverd was werd door penningmeester, buiten medeweten van het bestuur, contact opgenomen met een zakelijk contact van Jeroen Verschoor. Aangenomen werd, door penningmeester, dat de nog niet geleverde factuur door de betaalpartner (Mollie) geboden moest worden. Toen deze betaalpartner (Mollie) aangaf geen dienst t.w.v. 150 euro geleverd had leek daarmee een vermoeden van penningmeester bevestigd.

Licentie m.b.t. mogelijkheid donaties
De licentie waar de uitgave van 150 euro betrekking op heeft betreft een module voor onze website. Deze module koppelt onze website (WordPress) aan de betaalmogelijkheden die onze betaalpartner (Mollie). Een tweede module genereert een formulier.

Missende factuur
Na twee bestuursvergaderingen en uiteindelijk een sommering tot opleveren van de factuur werd duidelijk dat voor de aangekochte techniek, anders dan de licentie, geen factuur werd geleverd door de leverancier (maar door een aangesloten partner). Hier ligt dan ook de reden dat de factuur tot dat moment niet geleverd kon worden.
Het niet leveren van een factuur namens leverancier blijkt de wijze te zijn waarop de leverancier werkt, vergelijkbaar met bol.com waar diverse partners hun goederen aanbieden. Net als bij bol.com wordt, anders dan een betaaloverzicht, niet altijd een factuur toegezonden wanneer goederen door partners geleverd worden. Op aanvraag bij de partner van leverancier kan een factuur alsnog geleverd worden.
In dit geval is de factuur opgevraagd bij de partner en tot op heden nog niet geleverd.
Als alternatief is aan de adviseur aangeboden geweest om alsnog een factuur via het bedrijf van Jeroen Verschoor aan te leveren, gevolg is echter dat hier omwille van toe te voegen BTW (21%) hogere kosten aan verbonden zijn. Hier is tot op heden geen reactie op gegeven.

Verziekte sfeer
Door o.a. bovenstaand handelen is de sfeer in het bestuur bepalend negatief geworden, anders dan constructieve vergaderingen met focus op belangen voor de wijk. Dit was voor Jeroen Verschoor een reden om aan te geven niet langer deel te nemen aan de bestuursvergaderingen en zonder betering zijn functie als voorzitter neer te leggen zodra een nieuwe voorzitter is aangesteld.

Aankondiging vertrek secretaris
In het bestuursoverleg van 6 oktober, waar Jeroen Verschoor voor de laatste maal aan zou deelnemen, kondigde tevens de secretaris zijn vertrek aan. Dit vanwege de ontstane onrust binnen het bestuur.
Na een rustige start werd Jeroen Verschoor, door penningmeester, uitgesproken neergezet als ‘leugenaar’. Een reden voor Jeroen Verschoor vroegtijdig de vergadering te verlaten.
Later op de avond is, na gesproken te hebben met de secretaris, meer inzage gegeven m.b.t. de declaratie: een transactiebewijs en het licentiebewijs is geleverd.

E-mailverkeer (1)
Na oplevering van het transactiebewijs en het licentiebewijs is door penningmeester een een e-mail uitgestuurd naar het zakelijk contact van Jeroen Verschoor (Mollie).
In deze e mail werd aangegeven dat ‘wij als bestuur ons vertrouwen in onze voorzitter dhr. Jeroen Verschoor moet opzeggen’ (11 oktober). Dit is nooit voorgelegd geweest aan het bestuur en is uit eigen handelen verzonden geweest, zowel Jeroen Verschoor als secretaris hebben immers hun vertrek enkel aangekondigd.
In deze mail zijn uitgeschreven gesprekken uit het bestuursoverleg opgenomen en is het aan de bewonersvereniging geleverde transactie- en licentiebewijs (met volledige persoonsgegevens) gedeeld . Dit betreft een gesprek welke in vertrouwelijke kring en binnen het bestuur heeft plaatsgevonden.
Deze e-mail heeft Jeroen Verschoor zakelijk schade toegebracht gezien hierin aannames zijn gedaan waaruit verkeerde conclusies zijn getrokken. Tevens is de uitspraak ‘namens het bestuur’ onjuist.

Wachtwoorden aangepast
Door penningmeester werden wachtwoorden aangepast waardoor toegang tot administratie, e-mail en andere middelen voor secretaris en Jeroen Verschoor werd ontzegd.

Reactie
Op 13 oktober, twee dagen na bovenstaand plaatsvinden, is door secretaris en Jeroen Verschoor een reactie gegeven. Dit betrof, wegens eerdere situaties, een non-actief stelling wegens bovenstaand handelen vanuit het bestuur totdat onze leden over de toekomst van onze vereniging hebben gestemd.
Na deze communicatie is toegang tot de middelen van de vereniging voor het bestuur herstelt en vervolgens aangepast. Dit laatste om verder communiceren namens de vereniging door penningmeester en daarmee eventuele verdere schade naar Jeroen Verschoor te voorkomen en ter bescherming van de integriteit van de vereniging.
Omwille van continuïteit en onrust in het bestuur werd op zeer korte termijn een informatieve ledenvergadering belegd (15 oktober).

E-mailverkeer (2)
Na bovenstaande communicatie stuurt penningmeester meerder mails naar wijkbewoners, hieronder ook bewoners die geen lid zijn van de bewonersvereniging. In deze mails worden bijlagen toegezonden met uitgeschreven teksten uit de bestuursvergaderingen.
In deze mails werd wederom uitgeschreven dat Jeroen Verschoor het bestuur ‘heeft voorgelogen’ en dat er minstens een ‘motie van wantrouwen’ zou moeten liggen voor zijn functioneren en betrouwbaarheid. Ook de betrouwbaarheid van de secretaris wordt in deze e-mails in twijfel getrokken.

Ingelaste ledenvergadering (15 oktober)
Hoewel penningmeester zelf wegens andere afspraken niet aanwezig kon zijn op de ingelaste informatieve ledenvergadering is toch besloten deze doorgang te laten vinden. De reden hiervoor betrof het feit dat het om een informatieve bijeenkomst gaat met focus op het doorbreken van bovenstaand. Vanwege de impact die bovenstaand heeft voor Jeroen Verschoor, privé alsook zakelijk, is verdere uitstel gezien de situatie ongepast.

In de uitnodiging voor de ingelaste informatieve ledenvergadering is ten onrechte het woord ‘algemeen’ gekozen wat voor onrust zorgde. Hoewel de reden van uitnodiging uitgeschreven was gingen enkele leden er vanuit dat er sprake zou zijn van een verantwoording van het (voltallige) bestuur, ook vindt in een algemene ledenvergadering veelal een stemming plaats. Dit was beiden niet de reden van deze ledenvergadering.

Huidige situatie
Als positieve uitkomst uit bovenstaande ledenvergadering heeft een aanwezige zich aangeboden als bemiddelaar/adviseur. Dit is dankbaar aangenomen, over een periode van twee weken hebben gesprekken plaatsgevonden met penningmeester en Jeroen Verschoor.
Helaas heeft dit tot op heden nog niet het gewenste resultaat.
Om deze reden gaan we over naar de volgende fase waarin u als lid van onze bewonersvereniging wordt gevraagd om uw stem te geven voor een nieuw bestuur.

Algemene ledenvergadering
Mocht u na het lezen van deze uiteenzetting alsnog behoefte hebben aan de organisatie van een fysieke bijeenkomst kunt u dit aan ons kenbaar maken.

Vragen?
Die kunnen onderaan deze publicatie gesteld worden waarna hier openlijk door ons antwoord gegeven zal worden. U kunt uw vragen stellen in het onderstaande veld ‘Opmerkingen’.

2 reacties

  • Geachte bestuursleden, penningmeester en adviseur,
    Hartelijk dank voor de bovenstaande gedetailleerde informatie.

    Op basis van deze informatie vraag ik mij zelf af of de statuten van de bewonersvereniging, in alle drukte, nageleefd zijn en / of deze compleet zijn gerelateerd aan bovenstaande situatiebeschrijvingen.
    Dus ….. geen belangenverstrengelingen, goed financieel proces, geheimhoudings plicht, 4 ogen systeem bij toegang tot IT Security systemen etc. etc.

    Ik stel voor een gecontroleerde “adempauze” in te lassen van 2 maanden. Dit om de situatie tot rust te laten komen. Hopenlijk zorgt dit niet voor schade aan onze bewonersvereniging. Vervolgens een totaal nieuw bestuur te kiezen. Om, hoe goed alle intenties ook zijn, alle “schijn” tegen te gaan.

    • Beste Jan,
      dank voor jouw vraag, ik snap dat je je afvraagt of in alle gevallen onze statuten gevolgd zijn.

      Met betrekking tot het volgen van de statuten (op basis van deze informatie)
      Onze huidige statuten geven op dit moment helaas geen heldere uiteenzetting hierover. Deze moeten conform de nieuwe WBTR wetgeving z.s.m. aangepast worden om dergelijke situaties in de toekomst te voorkomen. Wanneer we ons laten informeren over een correcte wijze van handelen met betrekking tot de genoemde punten, bij o.a. bestuurderscentrum.nl en verenigingen.nl, zien we dat er niet altijd gehandeld is zoals dit standaard van toepassing is binnen een vereniging.

      Met betrekking tot een algemene ledenvergadering en stemming voor een nieuw bestuur
      Het bieden tot een optie voor een Algemene Ledenvergadering en het bieden van een online mogelijkheid (over een periode van drie weken) om al onze leden hun stem te kunnen laten geven is inderdaad conform onze statuten (betreffende de periode), aangevuld met de spoedwet (online stemmen) die vanwege Corona van toepassing is.
      Om op correcte wijze voortgang voor onze vereniging te bieden is aan diverse instanties en adviseurs begeleiding gevraagd om op juiste wijze te handelen en op een correcte wijze te communiceren.
      Als bestuursleden staan wij nu even aan de zijlijn en is de keuze voor een toekomstig bestuur aan u en onze andere leden.

Volg ons

Neem gerust contact met ons op. Wij komen graag in contact met onze buurtgenoten.